Las etapas que comprende el sistema de clasificación por categorías son:
2.1. Determinación y definición de las categorías.
Teniendo en cuenta las características de los diferentes trabajos que se pueden desarrollar en una organización, se fija un cierto número de niveles en los cuales deben quedar clasificados todos los trabajos de la misma.
La determinación de las categorías se hace sin sujeción a reglas técnicas determinadas, sino mediante la simple apreciación de los principales grupos de labores que se forman en el interior de la organización.
El número de categorías de trabajos que se establecen dentro de un sistema de clasificación particular podrá variar desde tres hasta doce o más, dependiendo del tipo de trabajo, de las políticas que se adopten sobre remuneración, del número de trabajos, de la organización estructural de la empresa, etc.
Entre las diferentes clasificaciones que pueden hacer, un ejemplo típico es el siguiente.
2.1.1. Trabajos manuales
- No calificados
- Semicalificados
- Calificados
2.1.2. Trabajos administrativos
2.1.3. Trabajos de venta
2.1.4. Trabajos técnicos
2.1.5. Mandos medios y superiores
Una vez se haya determinado el número de categorías, se debe definir claramente cada una de ellas, enunciando del modo más general posible el nivel de dificultad y responsabilidad que caracteriza al conjunto de empleos o cargos que ella comprende. Así mismo, pueden incluirse otros factores que tiendan a proporcionar mayor precisión. Por ejemplo:
NIVEL ADMINISTRATIVO
Esta categoría considera todos los cargos estrechamente relacionados con los trámites y funcionalidad de la organización. Al establecer las categorías se determinan dentro de ellas clases o grados con los cuales se va asignar un valor relativo a las clases propiamente dichas, y definirlas de acuerdo a su naturaleza y especificaciones o requisitos de educación, habilidad y experiencia que requiere una persona para una adecuado desempeño. En la definición de los grupos o subcategorías se deben establecer los factores comunes a la mayor parte de los trabajos, como son:
a) La naturaleza del trabajo
b) Su nivel de dificultad y responsabilidad
c) El grado de instrucción necesaria
d) El esfuerzo físico y mental requerido
e) La supervisión ejercida
f) La experiencia profesional
A continuación se presenta un ejemplo de descripción de clases o subcategorías para trabajos administrativos:
Clases para Trabajos Administrativos
GRADO 1
(Inferior) Los trabajos de este grado son de carácter rutinario y sencillo, recibiendo instrucciones completas que no dan margen a tomar ninguna clase de decisión. La supervisión ejercida sobre el trabajo es constante y muy estrecha. (Ejemplo: Auxiliar de Oficina).
GRADO 2
Comprende todos aquellos trabajos en los cuales quien los ejecuta puede decidir el procedimiento más eficaz para cumplir las instrucciones recibidas, aunque estas sean detalladas y abarquen toda la actividad del empleado. (Ejemplo: Asistente II).
GRADO 3
A este grado corresponde los empleos en los que se precisa desplegar cierta iniciativa en las actividades secundarias, con instrucciones de carácter general sobre ellas, pero detalladas para las tareas importantes. (Ejemplo: Asistente I).
GRADO 4
Comprende trabajos que requieren conocimientos específicos en un campo limitado, con poder decisorio para resolver problemas que se presenten dentro de él. Se exige responsabilidad plena. Estos trabajos obligan a supervisar algunos en los comprendidos de los grados anteriores (Ejemplo: Tenedor de Libros).
GRADO 5
Los conocimientos adquiridos, más profundos que en el grado anterior, abarcan una rama completa dentro de una materia determinada como Contabilidad, además conocimientos generales sobre la misma, solo se reciben instrucciones generales. Dirige el trabajo rutinario de otros empleados (Ayudante del Jefe de Costos).
GRADO 6
Los trabajos de este grado exigen conocimientos completos y profundos en una rama concreta dentro de una materia determinada. Para planear y programar nuevos métodos, aunque requiera la aprobación del jefe. (Ejemplo: Jefe de Costos).
GRADO 7
En estos trabajos se requieren conocimientos completos en una materia determinada. Exigen iniciativa para resolver los problemas normales dentro de su actividad. Tienen a su cargo y planifican el trabajo de los empleados de toda una Sección o Departamento. La supervisión recibida es muy escasa, mientras la ejercida es extrema y compleja. (Ejemplo: Asistente del Jefe de Contabilidad).
GRADO 8
Estos trabajos exigen el conocimiento a fondo de una materia determinada, se requieren varios años de experiencia para el desempeño satisfactorio de un puesto. Asume toda la responsabilidad plena por la marcha de su sección o Departamento, para lo cual debe conocer bien la política de la empresa. (Ejemplo: Jefe de Contabilidad).
2.2. Clasificación de los trabajos en dichos grados
Establecida las diferentes categorías, el proceso es seleccionar el grado que mejor describa los deberes, responsabilidades y requisitos para cada uno de los trabajos.
Para esta clasificación básicamente se hace el mismo procedimiento de jerarquización, en un principio se trabaja en forma individual y/o en reuniones conjuntas, para corregir los distintos criterios.