Generalmente consta de cuatro partes:
2.1. IDENTIFICACIÓN
Comprende:
2.1.1. El Título del Trabajo: debe ser conciso y concreto sobre las tareas que se realizan en este, debe servir para distinguir los trabajos entre sí.
2.1.2. Código: número o símbolo clave que se le asigna a cada trabajo dentro de un índice general que se establece para el control del archivo correspondiente.
2.1.3. Localización: se indica el departamento, división, sección entre otros donde se desarrolle el trabajo.
2.1.4. Fecha de Descripción: debe incluirse la fecha en la que prepara la descripción o la fecha en la que se ha realizado al análisis.
2.1.5. Puntos Varios: en algunas organizaciones se acostumbra a incluir el número de empleados que desarrollan el trabajo, el título del jefe inmediato y salario.
EJEMPLO:
Título del Trabajo: Kardista Código: C- 0320
Departamento: Financiero Sección: Contabilidad General
Superior Inmediato: Jefe de Contabilidad Fecha: Abril 30 de 1973
2.2. RESUMEN DEL TRABAJO
Consiste en una explicación breve y concisa de las actividades del trabajo. Este debe resaltar los aspectos más importantes del trabajo.
EJEMPLO:
Kardista: mantener al día el kárdex de productos terminados, productos en proceso y materia prima, con el fin de suministrar información oportuna y precisa al personal de la organización que la requiera.
2.3. FUNCIONES DEL TRABAJO.
Consiste en una descripción detallada de las funciones y responsabilidades que se deben realizar en un trabajo. Una de las formas más conocidas para detallar las funciones es dividir las funciones del trabajo en continuas, periódicas y esporádicas otra consiste en hacer la enumeración en el orden en que se realizan, esta última no es recomendable para trabajos de oficina ni de supervisión.
EJEMPLO:
FUNCIONES:
1. Registrar las entradas y salidas de materiales de bodega.
2. Informar oportunamente cuando las existencias lleguen a su punto de reaprovisionamiento.
3. Elaborar informes mensuales con los siguientes detalles: nombre del material en existencia, número de unidades que entran y número de unidades que salen, valor unitario, tiempo que ha permanecido en inventario cada uno de los artículos o materiales.
4. Elaborar mensualmente un informe sobre materiales obsoletos o en mal estado de conservación.
5. Elaborar mensualmente una relación de entradas y salidas con base en los comprobantes de diario para hacer los correspondientes ajustes de materia prima, productos en proceso y productos terminados para mantener los libros de contabilidad ajustados a la realidad del inventario físico.
6. Realizar inventarios periódicos de aquellos artículos de alto costo y de bastante movimiento.
7. Costear diariamente todas las facturas de venta.
8. Todas las demás funciones relacionadas con su cargo que se le asignen.
2.4 ESPECIFICACIONES DEL TRABAJO:
En esta sección se detallan en esta los requisitos mínimos que se exigen para que el trabajo sea eficientemente desempeñado. Dentro de las técnicas de la valoración de los trabajos se conocen ordinariamente con el nombre de factores y dependen del tipo de trabajo y del propósito de la especificación.
Los factores más comúnmente utilizados en una especificación de los trabajos son los siguientes:
- Educación
- Experiencia
- Habilidad Mental
- Responsabilidad
- Esfuerzo
- Condiciones de Trabajo
- Riesgos
EJEMPLO:
Continuando con el ejemplo del Kardista, se presenta las especificaciones del trabajo:
1. Educación: requiere los conocimientos de cuarto de bachillerato o su equivalente y algunos conocimientos sobre materiales y sus catálogos.
2. Habilidad Mental o Iniciativa: el trabajo es repetitivo. Requiere aplicación de las instrucciones y procedimientos de la compañía.
3. Experiencia: Para desarrollar normalmente sus funciones requiere entrenamiento de 3 meses o haber trabajado en almacén de materiales durante 6 meses
4. Destreza: su trabajo requiere coordinaciones mentales y musculares normales. Es simple y variable
5. Esfuerzo: requiere un mínimo de esfuerzo físico
6. Responsabilidades:
6.1. Por manejo de dinero y valores negociables: no tiene bajo su cargo valores negociables de dinero.
6.2. Por equipos: mantiene bajo su cuidado el equipo de kárdex, sumadora y una calculadora para desarrollar normalmente sus funciones.
6.3. Por trabajo de otros: no ejerce supervisión sobre otras personas.